Le mode de refacturation des charges locatives diffère entre la location nue et la location meublée.
En location nue, le propriétaire a l’obligation de refacturer les charges pour leur montant réel. En location meublée, il a le choix entre une refacturation pour leur montant réel ou au forfait.
Refacturation des charges locatives au réel
a) Détermination du montant de la provision pour charges
Comme le montant des charges n’est pas connu au jour le jour, le propriétaire refacture au locataire tous les mois une provision de charges basées sur:
- le dernier arrêté de charges de la précédente régularisation de charges
- ou, si le logement est situé dans un immeuble en copropriété , sur le budget prévisionnel
b) Régularisation annuelle et justificatif
Le propriétaire doit régulariser les charges au moins une fois par an en comparant:
- le total versé par le locataire sur la bases des appels de provisions de charges de l’année
- avec les dépenses effectives engagées pendant l’année sur la base de l’arrêté de charges annuel
Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire reverse le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le locataire verse le complément. Le propriétaire doit communiquer au locataire, un mois avant la régularisation annuelle :
- Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)
- Le mode de répartition des charges entre les locataires (cas d’un logement situé dans un immeuble collectif)
- La note d’information sur le mode de calcul liés au chauffage et à la production d’eau chaude
Sur demande du locataire, le propriétaire transmet le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier. Durant les 6 mois suivant l’envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l’ensemble des pièces justificatives.
c) Régularisation des charges locatives lors du départ du locataire
Le propriétaire a légalement un délai de 2 mois à compter de la remise des clés pour restituer le dépôt de garantie à son locataire et 1 mois si l’état des lieux ne révèle aucune dégradation locative.
Etant donné que les comptes de la copropriétés ne sont pas toujours disponibles au moment du départ du locataire, le propriétaire a le droit de conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie au delà du délai visé ci-dessus, et de ne restituer le solde, sans intérêts, qu’après l’arrêté des comptes.
Dans ce cas, le propriétaire doit procéder à la régularisation définitive des charges du locataire dès l’obtention de l’arrêté de charges et reverser le solde éventuel dans le mois suivant l’approbation définitive des comptes de la copropriété.
Refacturation des charges au forfait
Pour plus de simplicité, le propriétaire opte parfois pour une refacturation des charges au forfait.
Dans ce cas, le montant des charges refacturées au forfait doit être inscrit dans le bail. Ce montant peut être indexé chaque année, comme le loyer. Le montant des charges ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges réellement récupérables.
Le forfait ne peut donner lieu à aucun complément ou régularisation ultérieure même si le propriétaire constate, en cours de bail, que le forfait versé ne couvre pas toutes les dépenses récupérables.
Attention : la taxe d’enlèvement des ordures ménagères est comprise dans le forfait. Le propriétaire doit donc veiller à l’intégrer dans ses calculs car il ne pourra pas la réclamer ultérieurement
Le cas du bail mobilité
Dans le cadre d’un bail mobilité, les charges locatives sont nécessairement facturées au forfait.
